如果事件已经经过媒体曝光,发展到广为公众关注和知晓的程度,已经演化为企业的危机的时候,这时候与公众的沟通最为关键,企业应该积极澄清事实,取得消费者的信任和支持,从而有力减小危机的危害程度。
1、树立信誉的原则
信誉是企业的生存之本,也是企业危机公关的精髓所在,而最大限度的消除危机的负面影响,树立企业的良好形象和信誉,是完美危机公关追求的目标。
树立信誉的关键是要以“诚”对待公众,开诚布公地与公众沟通,积极改进企业的失误,从而赢得公众的谅解。
问:在企业真正遇到危机问题时,应该如何妥善处理呢?
答:建立健全企业危机管理组织体。
企业之间的冲突和矛盾,在企业经营管理和发展壮大中谁都想早点避开,或者躲得越远越好,然而老天往往不夙人愿,也不会遵循你主观期望来行事,该来的危机总归会来,关键是作为企业,你有否应对的坦然和执着的勇气。
很多企业在遇到危机事件时候,不能冷静对待,找到一个合理有效的矛盾解决方案,致使问题扩大化,给企业带来不可估量的损失。
因此,面对新形势和复杂的局面,企业的管理者必须保持冷静和清醒的头脑,敢于正视各种矛盾,寻求解决的方法,以积极主动的姿态迎接挑战,寻找机遇。
要在思想观念、工作思路、经营管理上有所创新,找准企业的定位,制定发展规划,以医疗市场服务为导向,创造新的优势,逐步增加企业的竞争实力,在竞争中求生存、求发展。
因此,企业应设立高效的组织机构,明确其职责和任务,完善危机管理有关制度和危机处理程序,深入了解引发企业危机的潜在因素,并随时监察可能出现的危机,研究、制定防范措施;
一旦危机发生,能迅速、及时、高效地采取应对措施,协调处理危机引发的各种问题。
企业的危机管理组织结构框架主要由信息系统、决策系统、运作系统组成。
2、制定企业危机管理计划
企业管理者要结合法律和自身实际情况,制定相关的规章制度和危机处理计划,并采取举措保证员工认真执行。
计划的内容包括企业危机管理的目标、影响企业的各类潜在的危机情形、危机应急预案和程序、告知程序、服务质量管理流程、消费者安全保障、产品使用缺陷管理及防护等。
面对产品质量争议时要谨慎处之,同时要吸取经验教训,以最快的速度启动危机处理计划,如果初期反应滞后,将会造成危机的蔓延和扩大。
当然不能照本宣科,由于危机的产生具有突变性和紧迫性,任何防范措施也无法做到万无一失,因此应针对具体问题,随时修正和充实危机管理计划。
3、建立企业危机预警机制
企业管理者要在危机管理中赢得主动权,就必须建立企业危机预警系统,既利用现代的信息自动化管理技术,对企业经营过程中的变数进行分析,在可能发生危机的警源上设置警情指标,及时捕捉警讯,随时对企业的运行状态进行监测,对危害企业自身生存、发展的问题进行事先预测和分析,
并根据企业管理的特点,做好企业的危机管理工作,必须有一个完整、可行的危机管理预案,这样,在危机来临时,企业能从容应对。
4、应对危机事件的原则
危机事件发生后,会以迅雷不及掩耳之势迅速向社会蔓延,企业危机顷刻之间爆发,企业的形象、品牌、效益等马上面临严峻的考验。
在应对危机事件的工作中要把握几个原则:第一是快速反应。一旦危机爆发,要做到“三个第一”,即第一时间、第一责任人、第一线。
第一时间做出反应,第一责任人到位,第一线作战。
第二是及时化险为夷。当危机发生后,要及时调动一切资源和要素,采取得力措施,解决或转化矛盾,使企业早日摆脱危机。
第三是引导舆论。把握舆论的主动权十分重要,以积极的态度和方式,把舆论引导到有利于企业声誉的方向。
5、进行危机模拟训练
根据可能发生的危机,模拟可能出现的情况,进行针对性训练,是实施危机管理必不可少的重要环节。
模拟训练可强化全院人员的危机管理意识,提高员工应对危机的能力。
训练时,应充分考虑到危机产生各方面情况,即从可能出现的最坏、最糟的状况出发,以研究出一整套最佳的解决方案。
此外,还应该注意收集国内外企业处理危机成功或失败的案例,吸取他人的经验,检查和发掘自身潜在的危机因素。
6、运用良好的沟通技巧
企业的沟通工作首先是企业沟通。相关人员要保持良好的服务态度,避免一些不必要的企业冲突。
其次是与媒体的沟通。在维护行业健康发展和对突发新闻追踪的博弈上,新闻记者往往都会选择后者,因此企业危机事件的管理也始终避不开新闻媒介这个结。
企业在应对危机时,要保证自身的信息渠道畅通,全体员工要迅速对危机达成共识,通过新闻发言人对外发布信息。
7、积累危机公关资源
企业在发展过程中,要协调好与公众的关系。
所谓的公众包括政府、社区、卫生、公安、物价、环保、媒体等组织团体。
有了良好的媒体关系,有些危机事件可以在曝光之前得到消息,为企业赢得公关时间,也可以在危机事件被曝光之后,用他们的智慧和手段,来帮助企业化“危”为“机”,度过难关。
通过媒体,让社会了解事件的真相和企业的态度,树立企业在危机中的良好形象。